Preisorientierung · Großraum München
Ehrliche Preisorientierung für Firmenfeiern, Tagungen, Produktlaunches und Messebegleitung, für Events von 100 bis 2.000+ Gästen. Was den Preis beeinflusst, konkrete Beispielrechnungen, keine Schein-Pauschalen.
Kurz erklärt
Was eine Eventagentur in München kostet, hängt vor allem von Gästezahl, Format, Länge und Termin ab. Klassische, vernünftig gemachte Formate für 100 bis 500 Gäste liegen erfahrungsgemäß bei rund 150 Euro pro Person, aufwendige Formate und Messebegleitung deutlich darüber. Das Agenturhonorar liegt üblicherweise zwischen 10 und 20 Prozent des Gesamtbudgets, je nach Umfang und Eventvolumen. Plan & Tat Events nennt konkrete Preise nach dem Erstgespräch, wenn die Eckdaten sauber stehen.
Die Lage
Wer nach dem Preis einer Eventagentur googelt, findet auf den meisten Websites eine Beruhigungsformel: „Auf Anfrage." Der Grund ist nicht Absicht, sondern Handwerk. Ein seriöser Preis entsteht erst, wenn Format, Gästezahl, Location und Anspruch klar sind. Vorher wäre jede Zahl geraten und müsste später korrigiert werden. Genau das ist der Reflex, den viele Kund:innen fürchten.
Trotzdem hilft eine ehrliche Orientierung im Vorfeld. Dafür ist diese Seite da. Sie zeigt, welche Faktoren den Preis wirklich treiben, in welchen Größenordnungen sich typische Formate bewegen und wie das Agenturhonorar sich zum Gesamtbudget verhält.
Plan & Tat Events arbeitet mit transparenter Kalkulation, klaren Kostenblöcken und ohne versteckte Positionen. Was am Anfang freigegeben wird, bleibt am Ende auch die Rechnung. Wenn 90.000 Euro freigegeben werden, bleibt es bei 90.000 Euro und nicht bei 110.000 Euro mit einer Geschichte dahinter.
Fünf Kostentreiber
Der offensichtlichste Hebel und trotzdem oft unterschätzt. Zwischen 100 und 300 Gästen ist ein Event pro Kopf oft teurer, ab 500 Gästen sinken viele Positionen pro Person deutlich. Die Sprungkosten liegen bei Location, Technik, Sicherheit, Künstler:innen, Musiker:innen und Deko.
Location · Catering · Technik · Künstler:innen · Deko
Der am meisten unterschätzte Posten. Veranstaltungsleitung, Servicekräfte, Sicherheit, Garderobe, Hostessen: Bei größeren Events macht Personal oft einen zweistelligen Prozentsatz des Gesamtbudgets aus, mehr als viele erwarten. Der richtige Personalschlüssel entscheidet über die gefühlte Qualität bei den Gästen stärker als das Menü selbst.
Servicekräfte · Sicherheit · Garderobe · Hostessen
Ein massiver Unterschied, den viele auf den ersten Blick nicht sehen: Ein Event von 18 bis 23 Uhr kalkuliert sich völlig anders als eines von 16 bis 2 Uhr morgens. Jede zusätzliche Stunde kostet Personalzeiten, Getränke, Servicekräfte, Sicherheit und oft auch Location-Aufschläge.
Zeitfenster · Personalstunden · Getränke · Location
Ein bayerisches Buffet liegt in einer anderen Preisklasse als ein siebengängiges Gala-Menü mit Show-Programm. Bei Plan & Tat entscheidet nicht der Geschmack, sondern die Zielvereinbarung: Welcher Anspruch trägt die Botschaft?
Empfang · Dinner · Gala · Konzept-Event
Adventswochen, Messezeiten (BAU, IAA, bauma, transport logistic) und das Oktoberfest treiben die Preise in München nach oben. Deshalb gilt: je früher, desto besser. Wer zuerst zuschlägt, bekommt die passende Location. Premium-Häuser kosten mehr, sparen aber oft an anderer Stelle durch bessere Infrastruktur und weniger Zusatzkosten.
Saison · Standort · Vorlauf
Preisklassen
Damit die Zahlen greifbar werden: typische Gesamtbudgets für die Formate, die wir in München regelmäßig planen. Alle Angaben sind Erfahrungswerte, keine Festpreise. Ihr konkretes Vorhaben klären wir im Erstgespräch.
Ab ca. 25.000 Euro
Location im Großraum München, Menü in mittlerer Preisklasse, Basisausstattung Technik, ein bis zwei Highlights im Programm. Für Formate, die ein Ziel erfüllen sollen, ohne inszeniert zu sein.
Ab ca. 40.000 Euro
Repräsentative Location, dreigängiges Menü, professionelle Bühnentechnik, Live-Musik oder Show-Act, klares Themenkonzept. Der Bereich, in dem sich die meisten Anfragen bewegen.
Ab ca. 120.000 Euro
Ungewöhnliche Location, Themen-Choreografie, exklusives Menü, hochwertige Speaker oder Show-Acts, komplette Inszenierung mit Content-Produktion. Für Events, die mehr sein sollen als ein Abend.
Sechsstellig aufwärts
Kundendinner, Empfang und VIP-Programm über mehrere Tage, komplette Hotel- und Transferlogistik, internationale Gästebetreuung. Bei den Mega-Messen in München oft in der Größenordnung 250.000 bis 750.000 Euro und mehr.
Preisspannen sind Orientierung, keine Angebote. Realistische Zahlen für Ihr Vorhaben nennen wir im Erstgespräch.
Im Honorar enthalten
Erstgespräch, Zielworkshop, schriftliches Konzept, Argumentationspapier für interne Freigaben.
Auswahl passender Häuser, Angebotseinholung, Verhandlung, Vertragsabschluss über unser Münchner Netzwerk.
Catering, Technik, Programm, Personal, Deko: ausgewählt, gebucht, abgestimmt.
Ablaufpläne, Regieanweisungen, Checklisten, Kommunikation mit allen Beteiligten.
Präsenz vor Ort mit eingespieltem Team, Regie, Echtzeit-Entscheidungen, Übergaben.
Rechnungsprüfung, Nachbereitungsgespräch, klare Abrechnung ohne versteckte Positionen.
Aus der Praxis
Ich habe kein Interesse daran, die günstigste Eventagentur in München zu sein. Ich liefere Qualität, und Qualität hat einen fairen Preis. Was Plan & Tat garantiert, ist etwas anderes: eine transparente Kalkulation, in der jede Position begründet ist. Ein Angebot, das ich bis zur Schlussrechnung halten kann. Und eine Ansprechpartnerin, die auch dann erreichbar ist, wenn drei Wochen vor dem Event etwas schiefgeht. Wer bei einer Eventplanung nur auf den Endpreis schaut, zahlt am Ende oft doppelt: einmal die Rechnung und einmal die Nerven.
Region
Von der Innenstadt bis ins Umland. Stadtteile und Gemeinden, in denen wir regelmäßig Events planen und Budgets sauber führen:
Wer dahintersteht
Hinter Plan & Tat Events stehe ich, Johanna Straube. Ich habe die Eventbranche von der Pike auf gelernt, vom 5-Sterne-Superior-Hotel bis zur stellvertretenden Eventleitung mit Veranstaltungen für bis zu 3.000 Personen. Am Eventtag bin ich mit einem eingespielten Team selbst vor Ort.
Mehr über mich und Plan & Tat auf der Hauptseite →Häufige Fragen
Weil sich Eventpreise seriös nur nach Klärung der Eckdaten nennen lassen. Format, Gästezahl, Location, Termin und Anspruch beeinflussen den Preis in ganz unterschiedlichen Größenordnungen. Wer eine Pauschale in den Raum stellt, muss sie später korrigieren oder verstecken. Plan & Tat Events kalkuliert transparent, gibt aber Preise erst nach dem Erstgespräch, wenn die Eckdaten sauber stehen.
Bei der Betreuung einer kompletten Veranstaltung ist unser Honorar immer ein prozentualer Anteil des Gesamtbudgets und spiegelt den tatsächlichen Arbeitsaufwand wider. Einzelne Leistungen wie Konzept, Locationscouting oder reine Regie am Eventtag berechnen wir mit einem festen Stunden- oder Tagessatz.
Das Gesamtbudget ist die Summe aller Kosten für das Event: Location, Catering, Technik, Programm, Personal, Deko, Logistik. Das Agenturhonorar ist unser Anteil an dieser Summe für Konzeption, Planung, Koordination und Durchführung. Bei einem Event für 250.000 Euro Gesamtbudget liegt das Agenturhonorar typischerweise zwischen 8 und 15 Prozent, je nach Umfang.
Ja. Für kleine Formate unter 100 Gästen reicht oft die interne Assistenz plus direkte Buchung von Location und Caterer. Ab 100 Gästen wird die interne Koordination schnell zum Vollzeitjob, dann rechnet sich die externe Planung meist über die eingesparte Interne Arbeitszeit hinaus. Bei Formaten mit Wirkung, Anspruch oder Zielvereinbarung ist externe Planung fast immer die günstigere Rechnung.
Ja. Wir bieten das Vollprogramm von der Zielvereinbarung bis zur Regie am Eventtag, aber auch Teilleistungen wie reines Konzept, reines Location-Scouting oder nur die Regie am Eventtag. Für langfristige Kund:innen gibt es außerdem Retainer-Modelle mit klaren Leistungspaketen.
Nächster Schritt
Schreiben Sie kurz, worum es geht. Anlass, ungefährer Zeitraum, Gästezahl. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem Vorschlag für ein Erstgespräch und einer seriösen Preisorientierung. Kostenfrei und unverbindlich.
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